Aufgaben und Abläufe visualisieren
Um Ihre Regelung wirkungsvoll umzusetzen, braucht es ein klares Bild der bestehenden Abläufe. Holen Sie sich dazu Unterstützung von den umsetzenden Akteurinnen und Akteuren. Ein Flussdiagramm hilft, Prozesse sichtbar zu machen und die Digitaltauglichkeit einzuschätzen.
Prozesse sichtbar machen
Abläufe lassen sich auf verschiedene Weise visualisieren – etwa durch Nutzerreisen, Entscheidungsbäume, Datenflüsse oder Prozessdiagramme. Ein guter Einstieg in Prozessdiagramme ist das Flussdiagramm: Sie bilden Prozesse als aufeinanderfolgende Schritte ab. Man sieht, wer welchen Teil des Prozesses übernimmt und Verantwortlichkeiten wechseln.
UAS-Betreiberregistrierung nach §66a LuftVG
- Stellt den Prozess klar und strukturiert dar, sodass alle Schritte logisch aufeinander aufbauen und leicht nachvollziehbar sind.
- Fördert eine schnelle Orientierung, indem sie Paragraphen mit den Prozessschritten verknüpft.
- Hebt Verantwortlichkeiten farblich hervor, wodurch schnell erkennbar ist, welche Schritte von Antragstellenden, Behördenmitarbeitenden oder durch Automatisierung durchgeführt werden.
- Erleichtert das Erkennen von Digitalisierungspotenzialen, indem automatisierte Schritte sichtbar gemacht werden und Bereiche identifiziert werden können, die weiter digitalisiert werden könnten.
Abläufe mit dem Flussdiagramm erfassen
Für Ihr Regelungsvorhaben können Sie ein Flussdiagramm erstellen, um dem gesamten Umsetzungsprozess oder einen spezifischen Arbeitsablauf visuell darzustellen.
Der Überblick lohnt sich auch bei scheinbar einfachen Abläufen:
- Fehlende Verbindungen oder unerwartete Abhängigkeiten werden sichtbar.
- Sie erfahren, auf welchen bestehenden Abläufen Sie aufbauen können.
So visualisieren Sie den Umsetzungsprozess in drei Schritten
Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserer PowerPoint-Vorlage “Anleitung Abläufe und Aufgaben erfassen”.
- Akteure identifizieren: Bestimmen Sie alle beteiligten Personen, Organisationen und IT-Systeme.
- Start/Ende festlegen: Legen Sie den Beginn und das Ende des Prozesses aus der Sicht der Bürgerinnen und Bürger oder der umsetzenden Behörden fest.
- Prozess visualisieren: Ordnen Sie Schritte logisch an und verbinden Sie Symbole mit Pfeilen.
- Tipp
Am schnellsten sind Sie, wenn Sie eine Papierskizze machen, bevor Sie am Computer arbeiten. Starten Sie mit reduzierten Informationen und ergänzen Sie nach und nach Details in Ihrem Flussdiagramm. Wichtig ist das Verständnis, nicht die Ästhetik.
Für die digitale Ausarbeitung eigenen sich Conceptboard, draw.io oder Microsoft PowerPoint. Fragen Sie nach geeigneten Programmen und Ansprechpersonen, zum Beispiel Kolleginnen und Kollegen oder in der Z-Abteilung.
Anleitung Abläufe und Aufgaben erfassen
Eine Powerpoint-Vorlage (PPT) mit einer Schritt für Schritt Anleitung zum Download finden Sie hier. Sie können diese ausdrucken oder an Ihrem Computer bearbeiten. Sofern in Ihrem Ressort Conceptboard genutzt werden kann, können Sie sich auch eine Kopie dieser Conceptboard-Vorlage erstellen. Für letzteres können Sie einen Gast-Zugang anlegen.
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- Unterstützungsangebot
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